Retouren richtig behandeln
Retouren sind eine der häufigsten Quellen für Fehler in Bestandsdaten. Ein Kunde schickt etwas zurück, jemand legt es ins Regal, und das System erfährt nichts davon. Oder der Artikel ist beschädigt, niemand entscheidet, was damit geschieht, und er liegt monatelang in einer Ecke. Ein klarer Retourenprozess verhindert beide Probleme.
Retouren in einem separaten Bereich annehmen
Legen Sie zurückgesendete Ware nicht direkt ins Regal. Nehmen Sie sie in einer eigenen Zone an, damit ungeprüfte Ware sich nie mit verkaufsfähigem Bestand vermischt.
Prüfen und dokumentieren
Vergleichen Sie die Retoure mit dem ursprünglichen Verkauf: Artikel, Menge und Grund. Erfassen Sie die Retoure mit einem Beleg im System, einschließlich wer sie wann angenommen hat. Fotografieren Sie sichtbare Schäden, wenn sie für eine Reklamation wichtig sind.
Den Zustand bewerten
Prüfen Sie jeden Artikel und ordnen Sie ihn einem von drei Wegen zu.
- **Wiederverkauf:** Die Ware ist in einwandfreiem Zustand samt Verpackung und geht zurück ins Lager.
- **Reparatur oder Neuverpackung:** Die Ware kann mit angemessenem Aufwand wiederhergestellt und dann verkauft werden.
- **Abschreiben oder an den Lieferanten zurück:** Die Ware ist nicht verkäuflich und wird entsorgt oder mit einer Reklamation zurückgeschickt.
Schnell entscheiden
Legen Sie für jede Retoure eine Frist fest, etwa einige Tage vom Eingang bis zur Entscheidung. Je länger zurückgesendete Ware wartet, desto wahrscheinlicher geht sie verloren, wird vermischt oder vergessen.
Die Aufzeichnungen am selben Tag aktualisieren
Eine Retoure, die physisch bearbeitet, aber nicht erfasst wird, erzeugt einen Überschuss im Regal. Machen Sie die Systemaktualisierung zum Teil desselben Ablaufs wie die körperliche Prüfung.
Ursachen suchen
Verfolgen Sie die Rücksendegründe: falscher Artikel versandt, Transportschaden, Qualität, Meinungsänderung des Kunden. Ein hoher Anteil eines Grundes zeigt, wo Verbesserung nötig ist: bei Kommissionierung, Verpackung oder Produktqualität.
Ein einfacher Retourenablauf
Zurückgesendete Ware trifft ein und wird in die Retourenzone gelegt. Sie wird geprüft und bei Bedarf fotografiert. Der Zustand wird eingestuft. Das System wird mit der Retoure und der Entscheidung aktualisiert. Verkaufsfähige Ware geht mit ihrem Lagerort zurück ins Lager, andere Ware geht zur Reparatur, zur Lieferantenrückgabe oder zur Abschreibung. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen und eine Frist.
Kunden und Liquidität schützen
Stellen Sie sicher, dass eine Erstattung oder Gutschrift erst ausgestellt wird, nachdem die Retoure erfasst ist. So vermeiden Sie, für Ware zu zahlen, die nie angekommen ist, und erleichtern den Abgleich der Kundenkonten.
Beziehen Sie schließlich die Retourenzone in Ihre Zählungen ein. Dort geht Ware am ehesten durch die Maschen.