Die häufigsten Inventurfehler
Eine Inventur ist im Prinzip einfach, weshalb Unternehmen sie tendenziell unterschätzen. In der Praxis tauchen in Zählung nach Zählung dieselben wenigen Fehler auf. Die meisten haben nichts mit dem Können der Zähler zu tun, sondern entstehen durch schwache Vorbereitung und schwache Kontrolle.
1. Waren bewegen sich weiter während der Zählung
Wenn Wareneingänge, Versand oder Umlagerungen während des Zählens weiterlaufen, stimmen die Zahlen nie. Halten Sie die Bewegungen für die Dauer der Zählung an oder kontrollieren Sie sie streng: Bewegte Ware getrennt halten und mit Zeitstempel erfassen.
2. Belege kommen zu spät
Belege, die nach der Zählung gebucht werden, lassen System und Regal aus Gründen auseinanderlaufen, die nichts mit echten Verlusten zu tun haben. Schließen Sie alle offenen Belege ab, bevor Sie den Buchbestand abgreifen.
3. Derselbe Artikel wird doppelt oder gar nicht gezählt
Ohne klare Zonen und Markierung überlappen sich Bereiche oder werden übersprungen. Teilen Sie das Lager in definierte Zonen, markieren Sie jeden gezählten Lagerplatz und geben Sie jedem Team einen Plan.
4. Maßeinheiten werden verwechselt
Kartons, Packungen und Stücke werden durcheinandergebracht, oder Kilogramm und Gramm. Geben Sie die Maßeinheit für jeden Artikel auf der Zählliste an und schulen Sie die Zähler, sie zu prüfen.
5. Zähler kennen die erwartete Zahl
Wenn Zähler den Buchbestand sehen, neigen sie dazu, ihn zu bestätigen. Nutzen Sie, wo möglich, blindes Zählen, damit die Menschen aufschreiben, was sie wirklich sehen.
6. Differenzen werden sofort im System korrigiert
Wer die Aufzeichnungen direkt nach der Zählung ändert, beseitigt die Beweise. Zählen Sie die Differenzen zuerst nach, untersuchen Sie ihre Ursache und passen Sie die Aufzeichnungen dann mit einem genehmigten Beleg an.
7. Niemand verfolgt nach
Der Bericht wird geschrieben, abgelegt und vergessen. Jede erhebliche Differenz braucht einen Verantwortlichen und ein Fazit: Datenfehler, Prozessfehler, Beschädigung oder Verlust.
Eine einfache Lösung
Die meisten dieser Fehler verschwinden mit drei Gewohnheiten: klare schriftliche Anweisungen, Markierung gezählter Bereiche und eine unabhängige Nachzählung jeder großen Differenz durch eine andere Person.
So prüfen Sie Ihren eigenen Prozess
Stellen Sie nach der nächsten Zählung drei Fragen. Wie viele Differenzen verschwanden bei der Nachzählung, waren also Zählfehler? Wie viele wurden durch zu spät gebuchte Belege verursacht? Wie viele blieben ungeklärt? Die Antworten zeigen Ihnen, welche der obigen Fehler Sie machen.
Menschliche Fehler durch Gestaltung verringern
Große Differenzen sollten immer von einer zweiten Person nachgezählt werden. Nutzen Sie, wo möglich, Scanner, tragen Sie Maßeinheiten auf die Listen ein und machen Sie gezählte Lagerplätze sichtbar anders, zum Beispiel mit einem farbigen Anhänger.