Inventurvorbereitung: 7 Schritte
Die meisten Zählfehler entstehen nicht am Tag der Inventur. Sie entstehen in den Tagen davor, wenn das Lager unordentlich ist, Belege noch offen sind und niemand sicher weiß, wer was tut. Diese sieben Schritte beseitigen diese Unsicherheit.
Schritt 1: Termin und Umfang festlegen
Entscheiden Sie, welche Lager, Zonen und Kategorien an welchem Tag gezählt werden. Wählen Sie eine ruhige Zeit und informieren Sie Kunden und Lieferanten vorab, wenn Lieferungen pausieren.
Schritt 2: Team und Verantwortlichen bestimmen
Benennen Sie eine Person, die die Inventur leitet, und machen Sie die Teams klar. Wo möglich, sollten Personen zählen, die nicht täglich mit der Ware arbeiten, denn sie nehmen weniger leicht an, was im Regal liegt.
Schritt 3: Das Lager aufräumen
Entfernen Sie Abfall, bringen Sie falsch abgelegte Ware zurück, fassen Sie identische Artikel zusammen und stellen Sie sicher, dass jeder Lagerplatz leicht erkennbar ist. Ein ordentliches Lager wird schneller und mit weniger Fehlern gezählt.
Schritt 4: Belege abschließen
Buchen Sie alle noch offenen Wareneingänge und -ausgänge, bevor die Zählung beginnt. Alles, was nach dem Stichtag angenommen oder versandt wird, sollte getrennt gehalten und nach der Zählung erfasst werden. Das ist der wichtigste Schritt für saubere Ergebnisse.
Schritt 5: Zähllisten oder Terminals vorbereiten
Drucken Sie Zähllisten aus oder laden Sie die Artikelliste auf die Scanner. Viele Unternehmen verbergen die erwartete Menge vor den Zählern, damit diese zählen, was sie sehen, statt zu bestätigen, was sie erwarten.
Schritt 6: Den Buchbestand einfrieren
Sichern Sie zum Stichtag eine Kopie der Systembestände. Das ist die Referenz, mit der die Zählung verglichen wird, und sie darf sich während der Zählung nicht ändern.
Schritt 7: Das Personal einweisen
Erklären Sie die Regeln: wie gezählt wird, wie gezählte Artikel markiert werden, was mit beschädigter Ware geschieht und wen man bei Unklarheiten fragt. Zehn Minuten Einweisung ersparen Stunden an Nachzählung.
Eine kurze Checkliste
- Termin, Umfang und Team bestätigt.
- Lager aufgeräumt und Lagerplätze gekennzeichnet.
- Alle Belege bis zum Stichtag gebucht.
- Zähllisten oder Scanner bereit.
- Bestände eingefroren und gesichert.
- Personal eingewiesen.
Was am Tag selbst vorzubereiten ist
Gehen Sie am Morgen der Inventur mit den Teamleitern durchs Lager. Prüfen Sie, ob die Zonen markiert sind, der Stichtag verstanden ist und niemand unfertige Ware im Transit hat. Verteilen Sie Zähllisten oder geladene Scanner und vereinbaren Sie, wohin die Listen gehen, wenn eine Zone fertig ist.
Typische Vorbereitungsfehler
- Mit der Zählung beginnen, bevor alle Belege gebucht sind.
- Neue Ware in bereits gezählte Zonen lassen.
- Lagerplätze unbeschriftet lassen, sodass Zähler raten.
- Das Personal nur per Mundpropaganda einweisen.