Was ist eine Inventur und warum brauchen Sie sie
Eine Inventur ist die körperliche Überprüfung der Waren in Ihrem Lager und der Vergleich dessen, was Sie vorfinden, mit dem, was Ihre Aufzeichnungen sagen. Das klingt einfach, ist aber die einzige Möglichkeit zu wissen, ob die Zahlen in Ihrem System die Realität abbilden.
Jedes Lager entfernt sich mit der Zeit von seinen Aufzeichnungen: Waren werden ohne Buchung angenommen, Lieferungen verspätet erfasst, Ware wird beschädigt oder verlegt, und kleine Tippfehler summieren sich. Eine Inventur misst diese Abweichung und zeigt, woher sie kommt.
Was eine Inventur tatsächlich prüft
- Die Menge jedes Artikels im Vergleich zum Buchbestand.
- Den Lagerort der Ware: Befindet sich ein Artikel dort, wo das System es angibt?
- Den Zustand der Ware, einschließlich Schäden und abgelaufener Chargen.
- Artikel, die im Regal liegen, aber in den Aufzeichnungen gar nicht vorkommen.
Warum sie für das Unternehmen wichtig ist
Falsche Bestandszahlen beeinflussen fast jede Entscheidung. Der Einkauf bestellt zu viel von dem, was Sie schon haben, und zu wenig von dem, was Sie brauchen. Der Vertrieb sagt Ware zu, die nicht da ist. Das Finanzwesen weist einen Gewinn aus, der nicht echt ist, weil der Bestandswert in der Bilanz falsch ist.
Eine Inventur schützt Sie auch vor langsamen, stillen Verlusten. Kleine Fehlmengen fallen im Alltag selten auf, können aber über ein Jahr eine erhebliche Summe ergeben. Regelmäßiges Zählen macht diese Verluste sichtbar, solange noch Zeit ist, die Ursache zu finden.
Wann gezählt wird
Die meisten Unternehmen zählen mindestens einmal im Jahr, oft vor dem Jahresabschluss. Viele ergänzen unterjährig Stichproben oder permanente Inventur, besonders für wertvolle oder schnell drehende Ware. Außerdem sollten Sie zählen, wenn ein Lagerverwalter wechselt, nach einem Umzug oder einer Neuorganisation und immer dann, wenn Sie ein Problem vermuten.
Wie eine gute Inventur aussieht
Eine gute Inventur hat einen klaren Termin und Umfang, ein geschultes Team, schriftliche Anweisungen und eine Möglichkeit, die Ergebnisse zu verifizieren. Gezählte Bereiche sind markiert, Warenbewegungen sind angehalten oder streng kontrolliert, und Differenzen werden nachgezählt, bevor jemand die Aufzeichnungen ändert.
Ein einfaches Beispiel
Stellen Sie sich ein Lager vor, in dem das System 200 Kartons eines Artikels ausweist, im Regal aber nur 185 liegen. Die Zählung deckt die Lücke von 15 Kartons auf. Ohne sie sieht der Einkauf reichlich Bestand, der Vertrieb sagt die Lieferung zu, und ein Kunde wird enttäuscht, wenn die Ware nicht auffindbar ist. Mit der Zählung werden aus den 15 Kartons eine Frage, die sich beantworten lässt: ohne Beleg versandt, beschädigt und weggeworfen oder an der falschen Stelle gebucht?
Zählen Sie zuerst, was zählt
Wenn Sie neu im Zählen sind, beginnen Sie mit den wertvollsten und am häufigsten bewegten Waren. Eine kleine erste Zählung, die gut gemacht ist, baut die Gewohnheit auf und zeigt den Wert der Übung viel schneller als eine große, hastige Zählung.
Schließlich ist eine Inventur nur nützlich, wenn Sie auf das Ergebnis reagieren. Erfassen Sie die Differenzen, finden Sie die Ursachen, korrigieren Sie das System und beheben Sie den Prozess, der sie verursacht hat. Eine Inventur, die einen Bericht, aber keine Veränderungen hervorbringt, muss im nächsten Jahr mit denselben Problemen wiederholt werden.