Jahresinventur oder Kontrollzählung
Viele Unternehmen verwenden das Wort Inventur für zwei sehr verschiedene Tätigkeiten. Die eine ist die große jährliche Zählung des gesamten Lagers. Die andere ist eine schnelle, unangekündigte Prüfung einiger ausgewählter Artikel. Sie beantworten unterschiedliche Fragen und funktionieren am besten gemeinsam.
Die Jahresinventur
Eine Jahresinventur erfasst alle Waren an allen Lagerorten zu einem Zeitpunkt. Sie ist die Grundlage für die Buchführung, weil sie den Bestandswert in der Bilanz bestätigt.
Ihre Stärken sind Vollständigkeit und ein klares, prüfbares Ergebnis. Ihre Schwächen sind Kosten und Störung: Sie braucht viele Menschen, legt den Betrieb oft für einen Tag oder länger lahm und findet nur einmal im Jahr statt, sodass Probleme monatelang unbemerkt bleiben können.
Die Kontrollzählung
Eine Kontrollzählung prüft nur eine kleine Auswahl von Artikeln, meist ohne Vorwarnung. Das können die zehn wertvollsten Produkte sein, ein Regal mit viel Bewegung oder Ware, die kürzlich eine Differenz gezeigt hat.
Kontrollzählungen sind schnell und günstig, sie müssen das Lager nicht anhalten und finden Probleme, solange sie noch klein sind. Weil das Personal nie weiß, welche Artikel geprüft werden, fördern sie außerdem sorgfältiges Arbeiten jeden Tag.
Wie Sie wählen
- Nutzen Sie die Jahresinventur, wenn Sie ein vollständiges, formales Ergebnis brauchen, etwa für den Jahresabschluss oder eine Prüfung.
- Nutzen Sie Kontrollzählungen für hochwertige Artikel, Artikel mit Differenzhistorie und Bereiche, in denen Sie ein Prozessproblem vermuten.
- Kombinieren Sie beides: Kontrollzählungen über das Jahr halten die Aufzeichnungen nahe an der Realität, wodurch die Jahresinventur kürzer und ruhiger wird.
Eine realistische Mischung
Ein mittelgroßes Lager könnte einmal im Jahr den gesamten Bestand zählen, jeden Monat die 50 wertvollsten Artikel stichprobenartig prüfen und bei jedem Artikel mit einer Kundenreklamation eine schnelle Kontrolle ergänzen. Die Jahresinventur ist dann eine Bestätigung statt einer Entdeckung, weil die meisten Probleme schon im Lauf des Jahres behandelt wurden.
Was bei jeder Kontrollzählung festzuhalten ist
Notieren Sie Datum, Zähler, Artikel, Systemmenge, gezählte Menge und die Erklärung jeder Differenz. Nach einigen Monaten zeigt dieses einfache Protokoll, welche Artikel und Bereiche am häufigsten falsch sind.
Auswahl der zu prüfenden Artikel
Wählen Sie die Artikel für Kontrollzählungen nicht nur zufällig aus. Mischen Sie drei Quellen: eine Zufallsstichprobe, Artikel, die wertvoll oder leicht mitzunehmen sind, und Artikel, die beim letzten Mal eine Differenz zeigten. Wenn eine Kontrollzählung eine große Lücke aufdeckt, erweitern Sie die Prüfung auf benachbarte Artikel oder den ganzen Bereich.
Dieselbe Disziplin einhalten
Eine Kontrollzählung ist leichter, aber die Regeln bleiben dieselben: gegen einen eingefrorenen Bestand vergleichen, das Ergebnis festhalten, jede Differenz untersuchen und die Aufzeichnungen korrigieren. Eine Prüfung ohne Nachverfolgung sagt Ihnen nur, dass Sie ein Problem haben.