Fehl- und Überbestände: Woher sie kommen
Wenn eine Zählung weniger Bestand zeigt als die Aufzeichnungen, denken die Leute meist an Diebstahl. Zeigt sie mehr, sind sie verwundert und ignorieren es oft. In Wirklichkeit entstehen Fehlmengen und Überbestände aus denselben Ursachen, und die meisten haben mit Information zu tun, nicht mit Kriminalität.
Fehler im Wareneingang
Die Ware wird in einer anderen Menge angenommen, als der Lieferschein angibt, oder der falsche Artikel wird gebucht. Ein Karton wird geöffnet und der Inhalt als eine Einheit gezählt. Diese Fehler erzeugen schon am ersten Tag eine Lücke.
Falsche Artikelvertauschungen
Zwei ähnliche Produkte werden beim Kommissionieren oder Buchen verwechselt. Einer zeigt eine Fehlmenge, der andere einen Überschuss, und der Gesamtwert bleibt fast unverändert. Das sind einige der häufigsten Überraschungen bei einer Zählung.
Nicht erfasste Retouren und Abschreibungen
Ware wird von einem Kunden zurückgesendet und ohne Beleg ins Regal gelegt, oder beschädigte Ware wird weggeworfen, ohne abgeschrieben zu werden. Das System erfährt nie davon.
Zeitliche Differenzen
Ein Versand wird gebucht, bevor er das Lager verlässt, oder ein Wareneingang, nachdem er angekommen ist. Fällt die Zählung dazwischen, unterscheiden sich die Zahlen, obwohl nichts verloren ist.
Beschädigung, Verfall und natürlicher Schwund
Manche Waren verlieren Gewicht, laufen aus, zerbrechen oder verfallen. Werden diese Verluste nicht erfasst, wenn sie auftreten, erscheinen sie später als ungeklärte Fehlmenge.
Diebstahl und Missbrauch
Echten Diebstahl gibt es, aber er ist selten die größte Ursache. Er wird wahrscheinlicher, wo der Zugang unkontrolliert ist und niemand klar für jeden Bereich verantwortlich ist.
Was zu tun ist
- Zählen Sie jede erhebliche Differenz nach, bevor Sie Schlüsse ziehen.
- Gruppieren Sie die Differenzen nach Ursache: Daten, Prozess, Beschädigung, Verlust.
- Beheben Sie zuerst den Prozess hinter der häufigsten Ursache.
- Halten Sie Entscheidungen fest und verfolgen Sie sie bei der nächsten Zählung nach.
Überbestände verdienen ebenfalls Aufmerksamkeit
Ein Überschuss ist keine gute Nachricht. Er bedeutet, dass Ware im Lager liegt, von der die Aufzeichnungen nichts wissen, oder dass dieselbe Ware an anderer Stelle doppelt gebucht wurde. Überschüsse zeigen sich oft als Fehlmenge bei einem anderen Artikel oder in einem anderen Lager, untersuchen Sie sie deshalb mit derselben Sorgfalt.
Führen Sie ein einfaches Ursachenprotokoll
Notieren Sie zu jeder Differenz Artikel, Menge, wahrscheinliche Ursache und was getan wurde. Nach einem Quartal werden Sie sehen, dass drei oder vier Ursachen den Großteil des Problems erklären, und Sie können diese zuerst angehen.
Achten Sie auf Muster. Eine einzelne Differenz ist ein Vorfall. Derselbe Artikel oder Lagerplatz, der immer wieder auftaucht, ist ein Prozessproblem, und genau dort liegen die echten Einsparungen.